Wie sieht ein guter Onboarding-Prozess aus? – Definition, Checkliste und häufige Fehler

Ein guter Onboarding-Prozess unterstützt neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv und individuell bei der Einarbeitung in ihre neue Tätigkeit. Idealerweise gibt es ein ausgearbeitetes Onboarding-Konzept, das den Prozess in verschiedene Phasen unterteilt und die jeweiligen Zuständigkeiten genau definiert. Dabei hängt der Erfolg des Onboarding-Prozesses nicht nur von der Planung, sondern auch der Umsetzung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten ab.

Inhaltsverzeichnis

1. Onboarding Prozess – Was ist das?
2. Was gehört zum Onboarding Prozess? – Checkliste und Phasen
3. Was ist digitales Onboarding?
4. Welche typischen Fehler werden im Onboarding-Prozess häufig gemacht?

Was ist ein Onboarding Prozess?

Ein Onboarding-Prozess (deutsch „Einarbeitung“) umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihnen den Einstieg zu erleichtern. Ziel ist es, die neuen Beschäftigten schnell in ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten, mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.

Bedeutung: Der Begriff „Onboarding“ leitet sich vom englischen Wort „to board“ ab, was auf Deutsch so viel wie „an Bord gehen“ bedeutet. In diesem Zusammenhang steht es für das „An-Bord-Nehmen“ neuer Angestellter in den Betrieb.

Warum ist der Onboarding-Prozess wichtig?

Ein systematischer Onboarding-Prozess ist wichtig, da er maßgeblich zur Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beiträgt. Ein unzureichend durchgeführtes Onboarding kann hingegen zu Unsicherheit, geringerer Motivation und höherer Fluktuation führen.

Studien haben gezeigt, dass ein strukturierter Onboarding-Prozess die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich neue Beschäftigte schneller produktiv einbringen und länger im Unternehmen bleiben. Laut einem Bericht der Society for Human Resource Management (SHRM) kann ein gut durchdachter Onboarding-Prozess die Fluktuationsrate im ersten Jahr um bis zu 50 % senken. Zudem kam der sog. Aberdeen Group Report zu der Erkenntnis, dass Unternehmen mit einem formalen Onboarding-Konzept eine um 60 % höhere Produktivität bei neuen Mitarbeitenden erreichen. 

Damit leistet der Onboarding-Prozess einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung von Fluktuationskosten und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität.

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Was sind Phasen des Onboardings? – Checkliste

Ein strukturierter Onboarding-Prozess lässt sich in verschiedene Phasen aufteilen. Die folgende Checkliste zeigt, in welchen Phasen welche Onboarding-Maßnahmen ergriffen werden sollten:

Diese Einteilung in verschiedene Onboarding-Phasen kann je nach Tätigkeit, Struktur und Branche des Unternehmens unterschiedlich gestaltet werden.

Wie lange dauert ein Onboarding Prozess?

Üblicherweise dauert der gesamte Onboarding-Prozess zwischen drei und sechs Monaten und orientiert sich grob an der Dauer der Probezeit. Die tatsächliche Dauer des Onboardings variiert dabei je nach Position, Unternehmensstruktur und persönlichen Eigenschaften des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin. Bei besonders komplexen Rollen wie hohen Führungspositionen kann die Einarbeitung bis zu einem Jahr dauern. 

Entscheidend ist, dass jeder Onboarding-Prozess strukturiert und flexibel an die Bedürfnisse der neuen Beschäftigten angepasst wird.

Was ist ein digitales Onboarding?

Beim digitalen Onboarding werden Maßnahmen zur Einarbeitung neuer Angestellter digitalisiert, die grundsätzlich vor Ort durchgeführt werden. Für solche digitalen Onboarding-Prozesse können z. B. spezielle Plattformen genutzt werden, auf denen alle notwendigen Informationen, Schulungsmaterialien und Dokumente bereitstehen. Virtuelle Rundgänge und Videovorstellungen unterstützen insbesondere mobiles Arbeiten sowie Arbeiten im Homeoffice oder virtuellen Teams.

Darüber hinaus fördern Kommunikations- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack die Integration und den Austausch mit den neuen Teammitgliedern. Automatisierte Prozesse wie E-Mails und Erinnerungen an bevorstehende Aufgaben und Meilensteine erleichtern es, den Fortschritt im Onboarding-Prozess zu verfolgen.

Doch egal ob digital oder analog: Für einen gelungenen Onboarding-Prozess sollten Verantwortliche die gängigsten Fehler bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen.

Welche typischen Fehler werden im Onboarding-Prozess häufig gemacht?

Gerade die ersten Tage und Wochen im neuen Job stellen für die meisten Beschäftigten eine große Umstellung. Zahlreiche fachliche und zwischenmenschliche Informationen wirken innerhalb kürzester Zeit auf sie ein, was schnell zu Überforderung führen kann.

Umso wichtiger ist es, den Onboarding-Prozess bedarfsgerecht zu gestalten und diese häufigen Fehler zu vermeiden:

• Unzureichende Vorbereitung: Fehlende Arbeitsmaterialien und unklare Zuständigkeiten.
• Mangelhafte Einarbeitung in Tools und Systeme: Fehlende Schulungen für die im Unternehmen verwendete Software- und Hardware.
• Überforderung: Zu viele Informationen auf einmal und mangelnde Unterstützung während des Einarbeitungsprozesses.
• Fehlende Integration: Neue Mitarbeiter werden nicht ins Team oder informelle Treffen eingebunden.
• Versäumnis von Feedback: Keine regelmäßigen Feedbackgespräche und etwaige Anpassungen des Einarbeitungsplans.
• Fehlende Langzeitperspektive: Der Onboarding-Prozess endet zu früh und berücksichtigt so nicht die langfristige Integration und Entwicklung der Beschäftigten.

Wer diese Fehler kennt, kann das eigene Onboarding-Konzept auf solche Lücken prüfen und rechtzeitig anpassen – damit das nächste Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein voller Erfolg wird.

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Quellen: „Zertifikats-Weiterbildung Geprüfte/r Personalreferent/in“, „Dokumentenmappe: Beschäftigtendatenschutz“